Sipariş listesini yazılım çıkarsın, kalfa onaylasın
Eczane otomasyonunun en çok zaman kazandırdığı iş, günlük depo siparişidir. Sabah açılışta ve öğleden sonra sevkiyat saatlerinden önce kalfanın elle sipariş listesi çıkarması, hem zaman alır hem de "dün de bunu almıştık" hatasına açıktır. Tentürya her ürün için bir öneri hesaplar, gerekçesini yazar ve önerileri depo bazında sepetlere ayırır. Kalfa satırları onaylar, adetleri düzeltir ve depoya gönderir.
Öneri nasıl hesaplanır?
Her ürün için şu bilgiler bir araya gelir:
- Satış hızı: son 30 günün ortalamasına %60, son 90 günün ortalamasına %40 ağırlık. Yeni eğilim hızlı yakalanır, tek günlük sıçrama ortalamayı bozmaz.
- Hedef gün ve tedarik süresi: stokun kaç gün yetmesi istendiği ve deponun teslim süresi (Ayarlar'dan değişir).
- Minimum ve maksimum stok: stok kartından.
- Kullanılabilir stok: satılabilir kutular; hedef süre içinde miadı dolacak kutuların yalnız o güne kadar satılabilecek kısmı sayılır.
- Yoldaki sipariş: gönderilmiş ama kabul edilmemiş siparişler.
Öneri = satış hızı × (hedef gün + tedarik süresi) + minimum − kullanılabilir stok − yoldaki; maksimumla sınırlanır. Kullanılabilir stok tedarik süresi boyunca satılacak miktarın altındaysa ürün acil işaretlenir.
Gerekçe görünür
Gerekçesi görünmeyen öneriye kimse güvenmez. Her satırın altında öneriyi doğuran nedenler okunur biçimde yazar: "Günde ~2 adet satılıyor", "Stok minimumun (4) altında", "3 kutu 11 gün içinde miad dolacağı için sayılmadı", "5 adet yolda". Kalfa satırı onaylarken neden bu sayının geldiğini bilir.
Depo bazlı sepet
Eczaneler birkaç ecza deposuyla çalışır. Öneri, ürünün en son alındığı depoya göre sepetlere ayrılır; kalfa bir satırı başka bir depoya taşıyabilir. Depo kartında vade süresi, iskonto oranı ve sevkiyat saatleri görünür. Mal fazlası (MF) olan satırlarda MF'li birim maliyet hesaplanır; fazladan kutuların satış hızına göre kaç günde eriyeceği de gösterilir, böylece MF yüzünden raf şişmez.
Sepet taslak olarak kaydedilebilir ya da doğrudan depoya gönderilir. Demo'da gönderilen siparişe birkaç saniye içinde depodan sevk irsaliyesi gelir (simülasyon) ve belge Mal kabul ekranına düşer.
Karekodla mal kabul
Kabul ekranında bekleyen fatura ve irsaliyeler listelenir. Belge açılır, kolideki kutular okutulur: her okutma faturadaki satıra eşlenir, "beklenen / okutulan" sayacı ilerler, parti ve SKT kaydedilir. Kabul anında dört fark türü ayrılır:
- Eksik: faturada olup kolide olmayan kutular.
- Fazla: faturada olmayan ya da faturadakinden fazla kutular.
- Hasarlı: ezik, ıslak, mühürü açılmış kutular; stoka girmez.
- Kısa miadlı: eczanenin eşiğinin altında SKT'li kutular; kabul edilir ama işaretlenir.
Kabul onaylandığında sağlam kutular partisiyle stoka girer, sipariş "geldi" olur, yoldaki miktar düşer, cari hesaba fatura işlenir ve alım bildirimi kuyruğa alınır. Fark listesi depoya iletilecek biçimde hazırdır. Süreç ayrıntısıyla Mal kabulde eksik ve fazla kutu yazısında.
Depo cari ve vade
Her deponun eczane bazında cari hesabı tutulur: faturalar borç, ödemeler alacak olarak işlenir. Vadesi gelen ve önümüzdeki 15 gün içinde vadesi gelecek tutarlar ayrı görünür; ödeme kaydı girildiğinde vadesi en eski faturalar kapanır. Depo bazlı alım raporu, hangi depodan ne kadar alındığını ay ay gösterir.
Rakamlar demo verisinden
Demo verisinde beş uydurma ecza deposu (Yakamoz, Lalezar, Kuzgun, Tarçın, Mendirek) ve iki eczanenin 12 aylık 900'ü aşkın alış faturası bulunur. Bugün için kabul bekleyen belgeler hazırdır; birinde eksik ve kısa miadlı kutu senaryosu kuruludur.
Öneriyi kendi eczanenize göre ayarlamak
Her eczanenin sipariş alışkanlığı farklıdır. Günde üç sevkiyat alan merkezi bir eczane hedef günü kısa tutabilir; haftada üç sevkiyat alan bir eczane daha uzun hedefle çalışır. Hedef gün, tedarik süresi ve kritik miad eşiği Ayarlar ekranından değiştirildiğinde öneriler anında yeniden hesaplanır. Böylece formül eczaneye uyar, eczane formüle uymak zorunda kalmaz.
Depo seçiminde kurallar
Bazı ürünler yalnız belirli depolarda bulunur, bazı depolar belirli ürün gruplarında daha iyi koşul sunar. Ürün bazında tercih edilen depo tanımlanabilir; öneri bu tercihe göre sepete düşer. Tercih tanımlanmamışsa en son alınan depo esas alınır.
Sipariş geçmişi
Her siparişin geçmişi kayıtlıdır: kim, ne zaman, hangi depoya, hangi kalemleri gönderdi; hangi irsaliyeyle geldi, kabulde hangi farklar çıktı. Bir ürünün neden eksik kaldığını ya da neden fazla geldiğini sorguladığınızda bu geçmiş tek ekranda açılır.
Muhasebeyle uyum
Kabul edilen faturalar depo cari hesabına otomatik işlendiği için ay sonunda depo ekstresiyle karşılaştırma kolaylaşır. Fark çıkan faturalar ayrıca işaretlenir; muhasebe birimi eksik ya da fazla kutu için düzeltme faturası beklenen kayıtları ayrı listede görür.
Demo panelinde deneyin
Sipariş önerisi ekranını açın, acil satırları sepete alın, depoya gönderin; birkaç saniye sonra Mal kabul ekranında gelen irsaliyeyi okutarak kabul edin ve stok kartında yeni partinin FEFO dizisine girişini izleyin.
