Depo kolisi tezgâha geldiğinde çoğu eczanede aynı sahne yaşanır: koli açılır, fatura masaya konur, kalfa kutuları teker teker çıkarır, göz ucuyla faturadaki satırlara bakar ve "tamam" der. Yoğun bir günde bu "tamam"ın içinde bir eksik kutu, yanlış doz ya da miadı altı ay sonra dolacak bir parti kolayca kaybolur. Mal kabul ekranı bu işi göz kararından çıkarıp okutmaya dayalı hâle getirir.
Okutarak kabul: temel akış
- Bekleyen fatura ya da irsaliye seçilir. Depo siparişi yazılımdan gönderildiyse belge siparişe bağlı gelir.
- Kolideki her kutunun karekodu okutulur. Yazılım GTIN'den ürünü bulur ve faturadaki satıra eşler.
- Her satırın yanında "beklenen / okutulan" sayacı ilerler. Mal fazlası (MF) kutular beklenene eklenir.
- Hasarlı kutu "hasarlı" olarak işaretlenir; stoka girmez, fark listesine düşer.
- Okutma bitince fark özeti çıkar: eksik, fazla, hasarlı ve kısa miadlı kutular.
- Kabul onaylanır; kutular partisi ve SKT'siyle stoka girer, cari hesaba fatura işlenir, alım bildirimi kuyruğa alınır.
Eksik kutu
Faturada 6 yazıyor, kolide 5 kutu var. İki ihtimal vardır: kutu gerçekten gelmedi ya da kolinin dibinde kaldı. Okutma sayacı bu ayrımı netleştirir; eksik kalan satır kırmızıyla görünür. Kabul onaylandığında yalnız okutulan 5 kutu stoka girer, eksik 1 kutu fark listesine yazılır. Depoyu ararken bu liste elinizde olur: ürün, adet, fatura numarası.
Fazla kutu
Siparişte olmayan ya da faturadakinden fazla kutu gelebilir. Fazla kutuyu sessizce stoka almak, ay sonunda cari hesapta tutmayan bir fark yaratır. Yazılım fazlayı ayrıca göstermeli; eczacı iade mi edeceğine, depodan ek fatura mı isteyeceğine karar verir.
Hasarlı ve ezik ambalaj
Ezilmiş, ıslanmış ya da mühürü açılmış kutu satılmamalıdır. Okutma ekranında tek dokunuşla hasarlı işaretlemek, kutunun stoka girmesini engeller ve iade listesine hazırlar. Hasar fotoğrafı çekiliyorsa kayıtla ilişkilendirilmesi, depoyla yazışmada işe yarar.
Kısa miadlı kutu
Bazı kutular sağlam gelir ama miadı yakındır. Eczanenin kendi kuralına göre (örneğin 90 günden kısa) bu kutular kabulde işaretlenmelidir. Kabul etmek mümkündür ama bilerek: rafta öne alınır, miad panosunda kritik listeye girer. Sık kısa miadlı ürün gönderen depo varsa bu da raporda görünür.
Aynı seri numarası iki kez
Karekodun en büyük kazancı, her kutunun benzersiz olmasıdır. Aynı seri numarası ikinci kez okutulursa ya kutu yanlışlıkla iki kez okutulmuştur ya da ortada bir tutarsızlık vardır. Yazılım ikinci okutmayı reddetmeli ve uyarmalıdır.
İrsaliye ve fatura
Bazı depolar önce irsaliye, sonra fatura gönderir. Kabul irsaliyeyle yapılabilir; fatura geldiğinde tutarlar karşılaştırılır. Önemli olan, stoka giriş ile cari hesaba borç kaydının aynı belgeye bağlı olmasıdır. Böylece "bu kutular hangi faturayla geldi?" sorusunun cevabı her zaman bulunur.
Soğuk zincir ürünleri
Soğuk zincirde taşınan ürünler (insülin kalemleri, bazı aşılar ve biyolojik ilaçlar gibi) mal kabulde önceliklidir. Bu ürünler koliden ilk çıkarılmalı, okutulup hemen buzdolabına konmalıdır. Yazılımın soğuk zincir işaretli satırları kabul ekranında en üste alması ve "buzdolabına kaldırıldı" onayını istemesi, yoğun bir anda bu ürünlerin tezgâhta unutulmasını önler.
Yoğun saatlerde kabul
Depo sevkiyatı çoğu zaman öğle ya da akşamüstü, tezgâhın en kalabalık olduğu saatlere denk gelir. Bu saatlerde kabulü yarıda bırakıp sonra devam edebilmek önemlidir: okutulan kutular kaybolmamalı, kabul ekranı kaldığı yerden açılmalıdır. Kabul tamamlanana kadar kutular satılabilir stokta görünmez; acil bir reçete için tek bir kalemi önce kabul edip satmak da mümkün olmalıdır.
Depoyla yazışma
Fark listesinin depoya iletilmesi, yazışmanın tek bir belgeye dayanmasını sağlar: fatura numarası, ürün, beklenen ve okutulan adet, fark türü. Depo eksik kutuyu sonraki sevkiyatla gönderdiğinde, gelen kutu aynı faturanın farkına bağlanarak kapatılabilir. Böylece ay sonunda cari hesapta "bu fark neydi?" sorusu kalmaz.
Kabul sonrası kontrol
Kabulden sonra stok kartında yeni partinin FEFO dizisine doğru yere girip girmediğine bakmak, ilk haftalarda iyi bir alışkanlıktır. Yeni gelen partinin SKT'si rafta duran partiden daha yakınsa, kutular rafın önüne konmalıdır; yazılımın FEFO dizisi bunu zaten gösterir.
Kabulden sonra
Kabul edilen her kutu, satışa hazır durumdadır. Siparişi yazılımdan verdiyseniz sipariş "geldi" durumuna geçer, yoldaki miktar düşer ve sipariş önerisi güncellenir. Alım bildirimi arka planda gönderilir; bir hata olursa bildirim kuyruğunda görünür.