Miad takibi ve FEFO: SKT kaybını azaltmanın yolu

Bir eczanenin kârını sessizce eriten kalemlerin başında miadı dolan ürünler gelir. Kutu raftadır, alındığı gün para ödenmiştir, ama son kullanma tarihi (SKT) geçtiği anda satılamaz hâle gelir. Depo iade kabul etse bile çoğu zaman tam bedel geri gelmez; imha edilen üründe ise kayıp tamdır. Miad takibi bu kaybı sıfırlamaz ama küçültür. Bunun iki ayağı vardır: raftaki doğru sıra (FEFO) ve doğru miktarda sipariş.

FIFO değil, FEFO

Depoculukta eski alışkanlık FIFO'dur: ilk giren ilk çıkar. Eczanede bu her zaman doğru değildir; aynı ürünün sonradan gelen partisinin miadı, önceki partiden daha kısa olabilir. Doğru kural FEFO'dur: son kullanma tarihi en yakın olan önce çıkar.

Örnek: bir antibiyotik süspansiyonun rafta üç partisi var.

FIFO'ya göre önce Ağustos partisi verilirdi; oysa Ekim'de gelen 26C104'ün miadı Aralık'ta doluyor. FEFO sırası 26C104 → 25A812 → 26C418'dir. Tentürya'da ürün kartındaki FEFO kutu dizisi bu sırayı soldan sağa gösterir ve ilk satılabilir partiyi "Önce bu" diye işaretler.

Eşikler: 90 ve 180 gün

Miad uyarısında tek bir tarih yetmez; iki eşik kullanmak pratiktir:

• 180 gün içinde dolacaklar (uyarı): rafta öne alınır, devir ya da depo iadesi için değerlendirilir, siparişte bu kutular "kullanılabilir" sayılırken dikkat edilir.
• 90 gün içinde dolacaklar (kritik): tezgâhta önce bunlar verilir; tedavi süresi uzun ilaçlarda hastanın kullanım süresi boyunca miadın yetip yetmeyeceği düşünülür.
• SKT'si geçmişler: satıştan hemen çekilir, karantinaya ya da iade-imha listesine alınır.

Eşikler eczaneden eczaneye değişebilir; ayarlardan değiştirilebilir olması gerekir.

Miad panosu nasıl okunur?

Miad panosunun en faydalı görünümü, önümüzdeki 18 ayın her biri için miadı dolacak kutu sayısını gösteren tek satırlık bir sütun bandıdır. İlk üç ay kırmızı, sonraki üç ay sarı tonla ayrılır. Bandın bir ayında belirgin bir tepe görüyorsanız, o ay için bir aksiyon listesi hazırlamanın zamanı gelmiştir: hangi ürünler, hangi partiler, kaç kutu, alış maliyetiyle değeri ne?

Rafta FEFO

Yazılım sırayı bilir ama kutuyu raftan kalfa alır. Birkaç basit alışkanlık işe yarar:

• Mal kabulden sonra yeni gelen kutuları rafın arkasına, miadı yakın olanları öne koyun.
• Çekmece etiketlerinde raf adresini kullanın; yazılımdaki raf adresi ile fiziki yer aynı olsun.
• Ayda bir, panodaki kritik listeyi alıp rafı kontrol edin; yazılımda görünen kutunun rafta olup olmadığı da böylece sayılmış olur.

Tezgâhta FEFO uyarısı

Tezgâhta okutulan kutunun partisinden daha erken miadlı bir parti stokta varsa, yazılım bunu satış anında söylemelidir: "Bu kutunun SKT'si 09/2027; rafta 12/2026 SKT'li 2 kutu var." Uyarı engelleyici olmamalı; hasta uzun süreli tedavi görüyorsa daha uzun miadlı kutuyu vermek doğru karar olabilir. Ama karar bilinçli verilmelidir.

Siparişte miad

Miad kaybının bir kısmı raftan değil, siparişten gelir: satış hızının üstünde alınan ürün rafta yaşlanır. Sipariş önerisi hesaplanırken, hedef süre içinde miadı dolacak kutular kullanılabilir stoktan düşülmelidir. Yani rafta 10 kutu görünüyor ama 7'si önümüzdeki 20 gün içinde dolacaksa, yazılım bunu 3 kutu gibi değerlendirmelidir. Bu konuyu depo siparişi planlama yazısında açtık.

Kısa miadlı mal kabul

Miad kaybının bir başka kaynağı, depodan zaten kısa miadla gelen kutulardır. Mal kabulde eczanenin belirlediği eşiğin (örneğin 90 gün) altında SKT'li kutuların işaretlenmesi, bu kutuları rafa koymadan önce bir karar vermeyi sağlar: kabul edip öne almak, depoya geri göndermek ya da yalnız acil ihtiyaç için tutmak. Aynı depodan sık sık kısa miadlı ürün geliyorsa, bu durum depo bazlı raporda görünmeli ve depoyla konuşulmalıdır.

Dermokozmetik ve medikalde miad

Miad takibi yalnız ilaçla sınırlı değildir. Güneş kremleri, bebek mamaları, takviyeler ve bazı medikal sarf malzemeleri de son kullanma tarihi taşır. Karekod taşımayan bu ürünlerde SKT, mal kabulde parti bazında elle ya da depo belgesinden girilir; sonrası aynıdır: FEFO dizisi, miad panosu ve iade listesi. Mevsimlik ürünlerde (güneş koruyucu gibi) sezon sonunda kalan stokun miadı ayrıca izlenmelidir.

Ekip alışkanlığı

En iyi yazılım bile rafı kendisi düzenlemez. Haftanın belirli bir günü, örneğin pazartesi sabahı, miad panosunun kritik listesini almak ve rafla karşılaştırmak, birkaç hafta içinde ekibin alışkanlığı hâline gelir. Bu rutinin kimde olduğunun belli olması ve yapılan kontrolün yazılımda not olarak kalması, işin aksamasını önler.

SKT kaybını ölçmek

Ölçmediğiniz şeyi azaltamazsınız. Aylık SKT kaybı raporu, miadı dolan kutuların alış maliyetiyle toplamını ürün grubu ve depo bazında gösterir. Kaybın hangi ürünlerde yoğunlaştığını görmek, o ürünlerde minimum-maksimum değerlerini ya da sipariş alışkanlığını değiştirmenin en hızlı yoludur.