Eczanede sipariş iki hatanın arasında yürür. Az sipariş verirseniz reçeteli hasta "yarın gelin" cevabıyla kapıdan döner; fazla sipariş verirseniz para rafta bekler, bir kısmı da miadını doldurur. Ecza depolarının günde birkaç sevkiyat yapması, bu dengeyi kurmayı kolaylaştırır ama kendiliğinden kurmaz. İyi planlanmış bir depo siparişi dört bilgiye dayanır: satış hızı, minimum stok, tedarik süresi ve kullanılabilir stok.
Satış hızı: son 30 gün ve son 90 gün
Bir ürünün günde kaç kutu satıldığını yalnız son haftaya bakarak hesaplamak yanıltır; tek bir yoğun gün ortalamayı bozar. Yalnız son 90 güne bakmak da mevsim değişimini kaçırır: grip döneminde ağrı kesici ve öksürük şurubunun hızı iki katına çıkabilir. Pratik bir yöntem ağırlıklı ortalamadır: son 30 günün ortalamasına %60, son 90 günün ortalamasına %40 ağırlık vermek. Böylece yeni eğilim hızlı yakalanır, tek günlük sıçramalar törpülenir.
Minimum ve maksimum
Her stok kartında bir minimum (altına düşmek istemediğiniz kutu sayısı) ve maksimum (rafta tutmak istediğiniz en fazla kutu) bulunur. Minimum, beklenmedik reçeteye karşı emniyet payıdır; maksimum ise sermayenin ve raf alanının sınırıdır. Bu değerleri yılda bir gözden geçirmek yetmez; ürünün hızı değiştikçe güncellenmelidir. Yazılımın, hızla uyumsuz kalan minimum-maksimum değerlerini işaretlemesi işe yarar.
Öneri hesabı
Basit ama sağlam bir formül şöyledir:
- İhtiyaç = satış hızı × (hedef gün + tedarik süresi) + minimum stok
- Kullanılabilir stok = rafta satılabilir kutular − hedef süre içinde miadı dolacaklar
- Öneri = ihtiyaç − kullanılabilir stok − yoldaki sipariş (maksimumla sınırlı)
Örnek: günde 2 kutu satılan bir ürün, hedef 10 gün, tedarik 1 gün, minimum 4. İhtiyaç 2 × 11 + 4 = 26 kutu. Rafta 6 kutu var ve hepsinin miadı uzun. Yolda sipariş yok. Öneri 26 − 6 = 20 kutu.
Aynı ürünün rafındaki 10 kutudan 7'si on gün içinde miad dolacaksa, bu 7 kutunun ancak satılabilecek kadarı (hız × kalan gün) kullanılabilir sayılır. Öneri buna göre yükselir; ama aynı anda miad panosunda bu partiler için aksiyon önerilir.
Öncelik: acil ve normal
Her öneri aynı ağırlıkta değildir. Kullanılabilir stok, tedarik süresi boyunca satılacak miktarın altındaysa ürün acildir: bir sonraki sevkiyata yetişmesi gerekir. Diğerleri günün toplu siparişine girebilir. Listeyi önceliğe ve satış hızına göre sıralamak, kalfanın hangi satırla başlayacağını belirler.
Depo seçimi ve sepet
Eczaneler genellikle birkaç depoyla çalışır. Ürün bazında en son hangi depodan alındığı, depoların vade ve iskonto koşulları ve sevkiyat saatleri sipariş kararını etkiler. Yazılım önerileri depo bazında sepetlere ayırmalı; kalfa satırları onaylayıp, adetleri düzeltip depoya tek seferde gönderebilmelidir.
Mal fazlası (MF)
Depoların sunduğu "10+1" gibi mal fazlası kampanyaları birim maliyeti düşürür: 10 kutu parası ödeyip 11 kutu almak, birim maliyeti yaklaşık %9 azaltır. Ama MF yüzünden satış hızının çok üstünde alınan ürün, kazancı miad kaybıyla geri verebilir. Karar verirken MF'li birim maliyeti ile fazladan kutuların satılma süresini birlikte düşünün.
Yoldaki siparişi unutmamak
Sabah gönderilen siparişin kutuları öğleden sonra gelir. Bu arada öneri yeniden hesaplanırsa aynı ürün ikinci kez sipariş edilebilir. Gönderilmiş ama kabul edilmemiş siparişlerin "yolda" sayılması bu çift siparişi önler.
Mevsim ve kampanya etkisi
Satış hızı mevsime göre değişir: sonbahar ve kış aylarında solunum yolu ürünlerinin, yazın güneş koruyucu ve sindirim sistemi ürünlerinin hızı artar. Ağırlıklı ortalama bu değişimi birkaç hafta içinde yakalar; ama mevsim geçişinin ilk günlerinde biraz geride kalır. Geçen yılın aynı dönemine bakmak, öneriyi elle yukarı ya da aşağı düzeltmek için iyi bir dayanaktır. OTC ve dermokozmetik ürünlerdeki kampanya dönemleri de satış hızını geçici olarak yükseltir; kampanya bittikten sonra hız normale dönecektir, bu yüzden kampanya sırasında oluşan hızla uzun vadeli sipariş vermemek gerekir.
Kronik hastalar ve öngörülebilir talep
Kronik hasta ilaçları eczanedeki en öngörülebilir taleptir. Hatırlatma listesinde önümüzdeki hafta bitecek ilaçlar zaten görünüyorsa, bu ilaçların siparişte eksik kalmaması sağlanabilir. Böylece kronik hasta ilacını almaya geldiğinde emanet kaydı açmak gerekmez.
Siparişte iş bölümü
Siparişi kimin verdiği de önemlidir. Pratik bir düzen şudur: yazılım öneriyi hazırlar, kalfa sabah ve öğleden sonra iki kez listeyi onaylar, eczacı yalnız yüksek tutarlı ya da alışılmışın dışındaki satırları kontrol eder. Her siparişin kim tarafından, hangi saatte gönderildiği kayıtta durur; çift sipariş ya da unutulan sipariş tartışmasız biçimde bulunur.
Ölçmek ve düzeltmek
Ay sonunda üç rakama bakın: eksik nedeniyle karşılanamayan reçete kalemleri, SKT kaybı ve stok devir hızı. İlki yüksekse minimumlar düşük, ikincisi yüksekse sipariş fazla ya da FEFO zayıf, üçüncüsü düşükse raf şişkin demektir. Sipariş önerisi bu rakamlarla birlikte ayarlandığında işe yarar.