Bir ürün, bir kart
Eczane stok programının temeli stok kartıdır. Tentürya'da her ürünün tek bir kartı vardır ve bu kart iki eczanede ortaktır; stok miktarı ise eczane bazında ayrı tutulur. Kartta ürünün kimliği (ad, barkod, üretici), farmasötik bilgisi (etken madde, ATC kodu, form, doz, kutu içeriği), reçete türü ve fiyat bilgisi (perakende satış fiyatı, kamu ödeme esası, depocu fiyatı ve KDV oranı) bulunur. Kategoriler ilaç, OTC ve takviye, dermokozmetik, medikal ve mama-bebek olarak ayrılır; her kategori kendi raf düzeni ve raporlarıyla çalışır.
Reçete türü (normal, kırmızı, yeşil, mor, turuncu) kartta bilgi amaçlı bir renk kategorisi olarak durur ve satış ekranında kalemin yanında etiketli rozetle görünür. Kırmızı ve yeşil reçeteli ürünlerin satış onayı rol yetkisiyle eczacıya bağlanabilir.
Eşdeğer grubu stokla birlikte
Aynı etken madde, doz ve formdaki ürünler bir eşdeğer grubunda toplanır. Kartı açtığınızda gruptaki bütün ürünleri, her birinin fiyatını ve o eczanedeki satılabilir stokunu yan yana görürsünüz. Reçeteli satışta yazılan ürün rafta yoksa ya da hastaya fark çıkarıyorsa, eşdeğer listesi fark çıkarmayan ve stokta olan ürünleri öne alır. Ayrıntı için eşdeğer ilaç ve muadil önerisi yazısına bakabilirsiniz.
Kutu ve parti bazında stok
Karekodlu ürünlerde stok bir sayı değil, kutuların listesidir. Kart, rafta duran her kutunun seri numarasını, partisini ve son kullanma tarihini bilir; partileri SKT sırasıyla FEFO kutu dizisi olarak gösterir. Satışta okutulan kutu stoktan düşer, mal kabulde okutulan kutu partisiyle birlikte stoka girer. Karekodsuz ürünlerde (dermokozmetik, medikal, mama) stok parti ve adet bazında tutulur; SKT takibi aynı biçimde çalışır.
Sayımda bulunan fark, parti bazında düzeltilir ve işlem günlüğüne kim tarafından, ne zaman yapıldığıyla yazılır. Hasarlı ya da şüpheli bir parti tek tuşla karantinaya alınır; satılabilir stoktan çıkar ama kayıtta kalır.
Raf adresi ve soğuk zincir
Her kartın bir raf ya da çekmece adresi vardır: ilaçlar alfabetik çekmece düzeninde (Ç1–Ç9), soğuk zincir ürünleri buzdolabı gözlerinde (BZ), diğer kategoriler raf ve vitrin adreslerinde. Satış ve sayım ekranında raf adresi görünür; yeni çalışmaya başlayan bir teknisyen bile ürünü raftan bulabilir. Soğuk zincir işaretli ürünlerde mal kabul ve devir ekranları ayrıca uyarır.
Minimum, maksimum ve satış hızı
Minimum stok, tedarik süresi boyunca eksik kalmamak için tutulan emniyet payıdır; maksimum, raf ve sermaye sınırıdır. Tentürya, her ürünün son 30 ve 90 günlük satış hızını hesaplar ve minimum-maksimum değerleri bu hızla uyumsuz kaldığında işaretler. Sipariş önerisi bu değerlerden beslenir; dolayısıyla doğru minimum, doğru sipariş demektir.
Fiyat ve kâr
Kartta perakende satış fiyatı (PSF), kurumun ödeme esası ve depocu fiyatı birlikte durur. Brüt kâr ve marj ürün bazında görünür; raporlar ekranında ürün grubuna göre kâr marjı, ölü stok ve hızlı dönen ürün listeleri hazırdır. Fiyatlar ve oranlar demo verisinde örnektir; kurulumda kullandığınız güncel fiyat kaynağından beslenir.
İki eczane, tek yazılım
Aile içinde ya da meslektaş dayanışmasıyla iki ayrı eczane aynı yazılımı kullanabilir (her biri kendi ruhsatıyla, ayrı işletme olarak). Üst çubuktaki eczane seçiciyle Sumaklı ve Yelkovan eczaneleri arasında geçilir; stok kartında iki eczanenin stoku ve satış hızı yan yana görünür. Bir eczanede yavaş dönen, diğerinde aranan ürün eczaneler arası devir ile kutu bazında aktarılır: kaynak eczanede stoktan düşer, yolda izlenir, hedef eczane teslim alınca aynı parti ve SKT ile stoka girer.
Arama ve süzme
Binlerce kart arasında arama; ad, barkod, etken madde ve ATC koduyla yapılır. Kategori, reçete türü, stokta olan/olmayan, minimumun altında, soğuk zincir gibi süzgeçler tek dokunuşla uygulanır. Liste sayfalı çalışır; 3.500 kartlık katalog tarayıcıyı yormaz.
Toplu işlemler
Fiyat güncellemesi, raf düzeni değişikliği ya da yeni bir ürün grubunun eklenmesi gibi işlerde kartları tek tek açmak zaman alır. Stok kartları listesinde süzülen ürünlere toplu olarak raf adresi atamak, minimum-maksimum değerlerini satış hızına göre güncellemek ya da pasife almak mümkündür. Her toplu işlem, etkilenen kart sayısıyla birlikte işlem günlüğüne yazılır; yanlış bir toplu işlem sonradan kimin, ne zaman yaptığıyla birlikte bulunur.
Kim neyi değiştirebilir?
Stok kartı eczanenin temel verisidir ve her değişiklik sipariş, satış ve raporları etkiler. Bu yüzden kart düzenleme yetkisi rol bazında ayarlanır: eczacı her alanı değiştirebilir, kalfa raf adresi ve minimum-maksimum değerlerini, teknisyen yalnız sayım düzeltmesini yapabilir. Fiyat alanları güncel fiyat kaynağından beslenir; elle değiştirilmesi ayrı bir yetki gerektirir.
Kategoriye özgü alanlar
İlaçta etken madde, ATC ve reçete türü öne çıkarken, dermokozmetikte marka, ürün tipi ve kampanya bilgisi, medikalde cihaz türü ve garanti, mamada yaş grubu önemlidir. Kart, kategoriye göre ilgili alanları gösterir; ilaçta kampanya alanı yoktur, çünkü ilaçta indirim ve kampanya uygulanmaz.
Yeni ürün açmak
Piyasaya yeni giren bir ürün ilk kez mal kabulde okutulduğunda, GTIN katalogda yoksa yazılım yeni kart açmayı önerir. Kart güncel ürün kaynağından gelen bilgilerle doldurulur; eczanenin eklemesi gereken yalnız raf adresi ve minimum-maksimum değerleridir. Eşdeğer grubu eşleştirmesi otomatik yapılır, gerekirse elle düzeltilir.
Pasif ürünler
Satıştan kalkan ya da eczanenin artık tutmadığı ürünler silinmez, pasife alınır. Pasif ürün geçmiş satış ve reçete kayıtlarında görünmeye devam eder; ama sipariş önerisine ve arama sonuçlarının başına gelmez. Böylece geçmiş kayıtların bütünlüğü bozulmadan katalog temiz kalır.
Demo panelinde deneyin
Demo panelindeki Stok kartları ekranında 3.511 örnek kartı arayabilir, bir ürünün eşdeğer grubunu ve FEFO dizisini inceleyebilir, minimum-maksimum değerlerini değiştirip sipariş önerisinin nasıl değiştiğini izleyebilirsiniz. İlaç ticari adları uydurmadır; etken maddeler ve ATC kodları gerçektir. Barkodlar mağaza içi kullanım aralığından ("2" ile başlayan) üretilmiştir ve gerçek bir ürünü tanımlamaz.
