Türkiye'de bir eczacı tek bir eczane işletir; ama aile içinde ya da meslektaş dayanışmasıyla iki ayrı eczanenin aynı yazılımı birlikte kullanması (grup kullanımı) yaygındır. Bu durumda en sık doğan ihtiyaç, bir eczanede rafta bekleyen ürünün diğer eczanede bir hastaya lazım olmasıdır. Ürünün bir eczaneden diğerine geçmesine devir denir ve kutu bazında, kayıtlı yapılmalıdır.
Ne zaman mantıklı?
- Hasta talebi: reçetedeki ilaç bir eczanede yok, diğerinde var; hasta bekletilmeden çözüm bulunur.
- Yavaş dönen stok: bir eczanede ayda bir satılan ürün, diğerinde haftada birkaç kez satılıyordur.
- Miadı yaklaşan ürün: 180 gün içinde dolacak parti, o ürünü daha hızlı satan eczaneye devredilir; SKT kaybı önlenir.
- Acil durum: nöbetçi eczanede biten ürünün diğer eczaneden temini.
Devir akışı
- Kaynak eczane devir kaydı açar: hedef eczane, ürünler, adetler ve neden.
- Karekodlu ürünlerde kutular okutulur; okutulmazsa yazılım FEFO sırasıyla kutuları seçer.
- Kutular kaynak eczanenin stokundan düşer, durumları "devir — yolda" olur.
- İlgili bildirim kuyruğa alınır.
- Hedef eczane ürünleri teslim alır; kutular aynı parti ve SKT ile hedef eczanenin stokuna girer.
Bu akışta kutunun hiçbir anda iki eczanenin stokunda birden görünmemesi gerekir. Yolda olan kutu, iki eczanenin ekranında da "yolda" olarak izlenir.
Hangi ürünü devretmeli?
Yazılım iki eczanenin stok ve satış hızını yan yana gösterdiğinde devir adaylarını bulmak kolaylaşır:
| Ürün | Sumaklı stok | Sumaklı hız | Yelkovan stok | Yelkovan hız |
|---|---|---|---|---|
| Örnek ilaç A | 9 kutu | 0,1 / gün | 0 kutu | 0,6 / gün |
| Örnek ilaç B | 1 kutu | 0,8 / gün | 7 kutu | 0,1 / gün |
İlk satırda Sumaklı'daki 9 kutunun bir kısmını Yelkovan'a devretmek, hem Yelkovan'ın siparişini hem Sumaklı'nın miad riskini azaltır. (Tablodaki adlar demo verisidir.)
Maliyet ve kâr
Devir bir satış değildir; kutu, alış maliyetiyle hedef eczanenin stokuna geçer. İki eczane ayrı işletme olduğu için aralarındaki mali kayıt, muhasebecinizin önerdiği biçimde ayrıca tutulmalıdır. Yazılım bu kaydın dayanağı olan listeyi (ürün, parti, SKT, adet, alış değeri) hazırlar.
Devirde dikkat edilecekler
- Soğuk zincir: soğuk zincir ürünleri uygun taşıma koşullarında aktarılmalı, teslim anında kontrol edilmelidir.
- Reçete türü: kırmızı ve yeşil reçeteli ürünlerin hareketi özel kurallara tabi olabilir; yazılım bu ürünlerde devir öncesinde uyarı göstermelidir.
- Kayıt bütünlüğü: her devir bir kayıt numarasıyla izlenmeli; yolda kalan devirler iki eczanenin ekranında da görünmelidir.
Devir mi, sipariş mi?
Her eksik için devir doğru çözüm değildir. Ürün depodan aynı gün gelecekse, devir için harcanan zaman ve taşıma zahmetine değmeyebilir. Devir; acil ihtiyaçta, miadı yaklaşan ürünü değerlendirmekte ve uzun süredir hareketsiz stoğu dengelemekte anlamlıdır. Yazılımın iki eczanenin stok ve hızını yan yana göstermesi, bu kararı birkaç saniyede vermeyi sağlar.
Raporlama
Ay sonunda iki eczane arasındaki devirlerin toplamı, yönü ve nedeni raporlanabilir. Sürekli aynı yönde akan devirler, bir eczanenin sipariş politikasının diğerine göre fazla ya da eksik kaldığını gösterebilir.
Kutu bazında izlenebilirlik
Karekodlu ürünlerde devir, kutunun seri numarasıyla izlenir. Kaynak eczanede okutulan kutu, hedef eczanede aynı seri numarasıyla teslim alınır; arada kutu değişmişse yazılım uyarır. Bu sayede bir kutunun hangi eczaneden hangi eczaneye, hangi tarihte ve kimin elinden geçtiği her zaman bulunabilir. Karekodsuz ürünlerde devir parti ve adet bazında yürür.
Teslim almayı unutmamak
Yolda kalan devir, iki eczanenin stokunda da görünmeyen bir boşluk demektir. Hedef eczane ürünleri fiziken aldığı hâlde yazılımda teslim almazsa, kutular satılamaz ve sipariş önerisi bu ürünleri yeniden sipariş ettirir. Bu yüzden yolda bekleyen devirlerin her iki eczanenin "Bugün" ekranında görünmesi ve uzun süre teslim alınmayan devirlerin uyarı vermesi önemlidir.
Sonuç
Devir, iki eczaneyi tek bir stok havuzu gibi değil, birbirine destek olan iki ayrı işletme gibi yönetmenin aracıdır. Demo panelinde Sumaklı ve Yelkovan eczaneleri arasında bir devir hazırlayıp, eczane seçiciyle diğer tarafa geçerek teslim alabilirsiniz.