Eczane programı değiştirmek, tezgâhın arkasındaki herkesin alışkanlığını değiştirmek demektir. Kalfa barkod okuyucuyu nereye tuttuğunu, teknisyen mal kabulde hangi tuşa bastığını, eczacı gün sonunda hangi rakama baktığını yıllar içinde ezberlemiştir. Bu yüzden yeni bir eczane stok programı seçerken "her şeyi yapıyor mu?" sorusundan önce "bizim günümüzü kısaltıyor mu?" sorusunu sormak gerekir. Aşağıdaki on iki ölçüt, demo görüşmelerinde eczacıların en çok sorduğu ve en çok pişman olduğu noktalardan derlendi.
1. Kutu bazında stok, adet bazında değil
Karekodlu ilaçta her kutunun bir seri numarası, partisi ve son kullanma tarihi vardır. Stoğu yalnız "Ürün X: 7 adet" diye tutan bir program, hangi yedi kutunun rafta olduğunu bilmez. Kutu bazında çalışan program ise satışta okutulan kutuyu stoktan düşer, mal kabulde gelen kutuyu partisiyle birlikte stoka alır ve sayımda eksik kutunun hangisi olduğunu söyler. Seçim yaparken bir ürün kartını açın ve "bu ürünün rafta hangi kutuları var?" diye sorun; cevap bir sayıysa yetmez.
2. Miad takibi ve FEFO önerisi
Son kullanma tarihi yaklaşan ürünü önce satmak (FEFO: first expired, first out) eczanenin en sessiz kâr kaynağıdır. İyi bir program, tezgâhta okutulan kutunun aynı üründen daha erken miadlı bir kutu varken seçildiğini fark edip uyarır, miad panosunda önümüzdeki aylarda dolacak kutuları gösterir ve iade-imha listesini hazırlar. Ayrıntı için Miad takibi ve FEFO yazısına bakabilirsiniz.
3. Reçeteli satışta tek akış
Reçete numarası girilir, provizyon alınır, kalemler gelir, eşdeğer seçilir, kutular okutulur, hastanın ödeyeceği tutar çıkar. Bu adımların ayrı ekranlarda, ayrı pencerelerde yapılması tezgâhta kuyruk demektir. Programın reçeteli satışı tek ekranda ve klavyeden ayırmadan yaptırıp yaptırmadığına bakın. Katılım payı ve fark ücretinin kalem kalem görünmesi, hastaya açıklama yaparken de işinizi kolaylaştırır.
4. Elden satışta dokunmatik hız
Reçetesiz satış, eczanedeki fişlerin büyük çoğunluğudur. Barkod okutmak, sık satılan ürünü tek dokunuşla eklemek, nakit-kart-karma ödemeyi hızla almak ve para üstünü göstermek gerekir. Dokunmatik ekranda düğmelerin parmakla rahat basılabilecek büyüklükte olup olmadığını demo sırasında kendiniz deneyin.
5. Depo siparişi önerisi
Sipariş listesini her gün elle çıkarmak yerine, program son 30 ve 90 günün satış hızını, minimum stoku, yoldaki siparişleri ve miadı yakın kutuları birlikte değerlendirip öneri sunmalıdır. Önerinin gerekçesini göstermesi önemlidir: "Günde 2 kutu satılıyor, stok minimumun altında, 3 kutu 40 gün içinde miad dolacak." Gerekçesi görünmeyen öneriye kimse güvenmez.
6. Karekodla mal kabul
Depodan gelen koliyi faturayla karşılaştırırken kutuları tek tek okutmak, eksik, fazla, hasarlı ve kısa miadlı kutuları anında ayırmak gerekir. Mal kabul ekranı, okutulan her kutuyu doğru faturanın doğru satırına eşlemeli ve fark listesini depoya iletilecek biçimde hazırlamalıdır.
7. Bildirim kuyruğunun görünür olması
Satış, alış, iade ve devir hareketlerinin ilgili sisteme bildirimi arka planda yürür; sorun çıktığında ise görünmez kalırsa ay sonunda sürpriz yaratır. Programın bekleyen ve hatalı bildirimleri ayrı bir kuyrukta göstermesi, hata nedenini okunur biçimde yazması ve yeniden denemeyi tek tuşa indirmesi gerekir.
8. Kasa ve gün sonu
Açılış nakdi, gün içindeki masraflar, nakit-kart-veresiye ayrımı, iadeler ve sayım farkı tek bir gün sonu özetinde görünmelidir. KDV oranına göre dağılım ve reçeteli/elden ayrımı, muhasebeye giden rakamların doğruluğunu da kontrol etmenizi sağlar. Bkz. Gün sonu kasa kapanışı.
9. Hasta tarafı: kronik, emanet, veresiye
Kronik hastanın ilacının ne zaman biteceğini tahmin edip izinli hastaya hatırlatma göndermek, eksik kalan kutuyu emanet olarak kayda geçirmek ve açık hesabı (veresiye) düzenli tutmak, eczaneyi mahallenin güvendiği yer yapan küçük işlerdir. Bu kayıtların reçete ve satış kayıtlarıyla bağlı olması gerekir; ayrı bir defter tutmak zorunda kalıyorsanız program eksiktir.
10. Raporlar: yalnız ciro değil
Ciroyu her program gösterir. Asıl karar raporları şunlardır: ürün grubuna göre kâr marjı, 90 gündür satılmayan (ölü) stok, en hızlı dönen ürünler, depo bazlı alım, SKT kaybı ve personel bazlı satış. Raporların tarih aralığı ve eczane seçimiyle süzülebilmesi ve tablo olarak dışa aktarılabilmesi beklenir.
11. Roller ve işlem günlüğü
Eczacı, kalfa ve teknisyenin aynı ekranları görmesi gerekmez. Kırmızı ve yeşil reçeteli ilaçların onayı eczacıda kalmalı, muhasebe satış yapamamalı, fiş iptali ve kasa farkı kimin elinden çıktıysa işlem günlüğünde görünmelidir. Rol ve yetki matrisini demo sırasında açıp inceleyin.
12. Veri aktarımı ve destek
En iyi program bile eski verinizi taşıyamıyorsa ilk ay kâbusa döner. Stok kartları, eşdeğer grupları, hasta kartları, depo carileri ve açık veresiye bakiyelerinin nasıl aktarılacağını, geçiş gününün nasıl planlanacağını önceden konuşun. Kurulum adımlarını Kurulum ve veri aktarımı sayfasında anlattık.
Web tabanlı mı, kurulu mu?
Eczane yazılımları ya tek bilgisayara kurulan masaüstü programlar ya da tarayıcıdan çalışan web tabanlı sistemlerdir. Web tabanlı sistemin avantajı, tezgâhtaki bilgisayar, arka odadaki dizüstü ve eczacının evdeki tableti arasında aynı verinin görünmesidir; güncelleme için kimsenin bir şey kurmasına gerek kalmaz. Dezavantajı internet bağlantısına bağımlılıktır. Bu yüzden web tabanlı sistemde bağlantı kesildiğinde satışın nasıl süreceğini (çevrim dışı kip, sonradan eşitleme) mutlaka sorun. Kurulu programlarda ise yedeklemenin kimde olduğu, bilgisayar arızalandığında verinin nasıl geri geleceği netleşmelidir.
Ekran yoğunluğu ve okunaklılık
Eczane ekranı kalabalıktır: bir reçetede beş kalem, her kalemde fiyat, katılım payı, fark, stok ve SKT. Kalabalık ekranın okunaklı kalması, rakamların sabit genişlikli yazı tipiyle hizalanmasına, renklerin anlam taşımasına ve önemli uyarıların gerçekten göze çarpmasına bağlıdır. Demo sırasında ekrana bir metre uzaktan bakın: toplam tutarı, SKT uyarısını ve stokta olmayan kalemi seçebiliyor musunuz?
Güncelleme ve destek
İlaç fiyatları, eşdeğer listeleri ve oranlar dönemsel olarak değişir. Programın bu güncellemeleri nasıl aldığı, güncelleme sonrasında hangi ürünlerin etkilendiğini nasıl raporladığı ve destek ekibine hangi kanaldan, hangi saatlerde ulaşılabildiği, sözleşmeden önce konuşulması gereken konulardır. Nöbet gecesi bir sorun yaşandığında kimi arayacağınızı bilmek, en az özellik listesi kadar önemlidir.
Demo görüşmesinde sorulacak üç soru
Tentürya demosunda bu üç işi gerçek bir eczanenin verisine benzeyen örnek veriyle yapabilirsiniz: iki eczane, 3.500'den fazla stok kartı ve 12 aylık satış geçmişi tarayıcınızda hazırlanır, yaptığınız her işlem yalnız sizde kalır.