Eczanede gün sonu kasa kapanışı adım adım

Akşam saat yedide kepenk inmeden önce yapılan son iş gün sonudur. Yoğun bir günün ardından yorgun gözlerle yapılan bu sayım, ertesi sabah kasada açılan bir farkın ya da ay sonunda muhasebede tutmayan bir rakamın kaynağı olabilir. İyi bir gün sonu, birkaç dakika süren ve her seferinde aynı sırayla yapılan bir rutindir.

1. Açılış nakdi

Gün, kasaya konan açılış parasıyla başlar (örneğin 1.500 ₺ bozuk para ve küçük banknot). Bu tutar sabah kasa açılırken yazılıma girilir ve kimin açtığı kaydedilir. Açılış nakdi gün sonunda "beklenen nakit" hesabının başlangıç noktasıdır.

2. Gün içindeki hareketler

Gün boyunca kasaya giren ve çıkan para dört başlıkta toplanır:

• Nakit tahsilat: elden satış ve reçeteli satışta hastanın nakit ödediği tutar.
• Kart tahsilatı: POS cihazından geçen tutar; nakit sayımına girmez.
• Veresiye: hastanın açık hesabına yazılan tutar; ne nakit ne kart.
• Nakit çıkışlar: iade edilen para ve kasadan yapılan küçük masraflar (kargo, temizlik malzemesi, su).

Karma ödemede (bir kısmı nakit, bir kısmı kart) her parça kendi başlığına yazılır.

3. Beklenen nakit

Beklenen nakit = açılış nakdi + nakit tahsilat − nakit iade − kasadan masraf.

Örnek: açılış 1.500 ₺, nakit tahsilat 6.840 ₺, nakit iade 120 ₺, masraf 85 ₺. Beklenen nakit 8.135 ₺'dir.

4. Sayım

Kasadaki para banknot ve bozuk para cinsine göre sayılır. Yazılımda banknot sayım tablosu (200, 100, 50, 20, 10, 5, 1 ₺ ve bozuk paralar) toplamı otomatik hesaplar; elle toplama hatası ortadan kalkar.

5. Sayım farkı

Fark = sayılan nakit − beklenen nakit. Küçük farklar çoğu zaman para üstünden doğar; ama her farkın bir notla kapatılması alışkanlık olmalıdır. Sürekli aynı yönde çıkan fark (hep eksik ya da hep fazla), bir sürecin hatalı işlediğine işarettir: belki iade kasadan veriliyor ama kayda girmiyor, belki karma ödemede kart kısmı yanlış yazılıyor.

6. Kart mutabakatı

POS cihazının gün sonu toplamı, yazılımdaki kart tahsilatıyla karşılaştırılır. Fark varsa genellikle iptal edilen bir kart işlemi ya da yanlış başlığa yazılmış bir ödeme vardır.

7. Gün sonu özeti

Gün sonu özeti, Z raporuna benzer bir sayfadır ve şu bilgileri içerir:

8. Nöbet günlerinde

Nöbetçi eczanede gün, ertesi sabaha uzanır. Gün sonunu gece yarısı mı, nöbet devri sırasında mı alacağınızı bir kez belirleyin ve hep aynı yapın. Yazılım nöbet günlerini takvimde ayrı göstermeli; gece yapılan satışların hangi güne yazılacağı tutarlı olmalıdır.

İki eczanede gün sonu

Grup kullanımında her eczanenin kasası ayrıdır ve gün sonu ayrı alınır. Eczacı her iki eczanenin gün sonu özetini aynı ekranda karşılaştırabilir; ama kasalar ve kayıtlar asla birbirine karışmaz. Eczane seçicisi, gün sonunu hangi eczane için aldığınızı her zaman açıkça gösterir.

Masrafların kaydı

Gün içinde kasadan yapılan küçük ödemeler (kargo, kırtasiye, temizlik malzemesi) unutulduğunda gün sonunda açıklanamayan bir eksik doğar. Masrafı yapıldığı anda tek satırlık bir kayıtla girmek (tutar ve açıklama) bu eksikliği önler. Masraflar gün sonu özetinde ayrı satırda görünür ve muhasebeye aktarılır.

Gün sonu sonrası

Gün sonu alındıktan sonra kasa ertesi güne açılış nakdiyle devreder. Fazla nakit bankaya yatırılacaksa bu da bir kasa hareketi olarak kaydedilmelidir. Haftalık olarak gün sonu farklarının toplamına bakmak, küçük ama sürekli bir sorunu erken fark ettirir.

Gün sonunu kim alır?

Gün sonunu alan kişinin belli olması, farkın sahibinin belli olması demektir. Pratik bir düzen: kasayı akşam vardiyasındaki kalfa sayar, eczacı özeti kontrol edip onaylar. Her iki adım işlem günlüğüne kişi ve saatle yazılır.

9. Gün sonu geri alınabilir mi?

Gün sonu alındıktan sonra bir fişin unutulduğu fark edilebilir. Gün sonunu geri alma yetkisinin yalnız eczacıda olması ve her geri almanın işlem günlüğüne yazılması, kasanın güvenilirliğini korur.

İki örnek eczanenin geçmiş 12 aylık gün sonları demo panelinde hazırdır; bugünün kasasını kendiniz sayıp kapatabilirsiniz.