Karekod okutma nasıl çalışır? GTIN, seri no, parti ve SKT

İlaç kutusunun köşesindeki küçük kare desen, uzaktan bakınca rastgele noktalardan ibaret görünür. Oysa o kare, kutunun kimliğidir: hangi ürün olduğunu, o ürünün milyonlarca kutusu arasında hangisi olduğunu, hangi partide üretildiğini ve ne zamana kadar kullanılabileceğini taşır. Karekod okutma eczanedeki stok, miad ve bildirim süreçlerinin temelidir; nasıl çalıştığını bilmek, okuyucu hata verdiğinde neyin yanlış gittiğini anlamanızı da kolaylaştırır.

Kare desen: DataMatrix

İlaç kutularında kullanılan iki boyutlu kod türü DataMatrix'tir. Kodun bir köşesinde L biçiminde dolu iki kenar (bulucu desen), karşı iki kenarında ise kesikli bir çizgi (saat deseni) bulunur. Okuyucu bu kenarlardan kodun yönünü ve boyutunu anlar; içteki noktalar ise veriyi taşır. Kodun bir kısmı çizilse ya da silinse bile hata düzeltme sayesinde çoğu zaman okunabilir.

Dört alan, dört uygulama tanımlayıcısı

Kodun içindeki veri GS1 standardındaki "uygulama tanımlayıcıları" (AI) ile ayrılmış alanlardan oluşur. İlaç kutularında dört alan bulunur:

GTIN ürünü tanımlar: aynı ilacın aynı ambalajının bütün kutularında aynıdır. Seri numarası ise her kutuda farklıdır; GTIN ile birlikte kutuyu benzersiz yapan budur. Son kullanma tarihinde gün hanesi "00" yazılmışsa ayın son günü anlamına gelir.

Okuyucu ne gönderir?

Karekod okuyucu bilgisayara klavye gibi bağlanır ve okuduğu diziyi tuşlara basılmış gibi yazar. Parantezler yazılmaz; dizi kabaca şöyle görünür: 01 ile başlayan 14 hane, ardından 21 ve seri numarası, ardından 17 ve tarih, ardından 10 ve parti. Seri numarası ve parti değişken uzunlukta olduğu için, ardından başka bir alan gelecekse araya görünmeyen bir ayraç karakteri (GS, grup ayracı) konur.

Sorunların çoğu bu ayraçtan çıkar. Bazı okuyucular ayracı göndermez, bazıları klavye düzeni yüzünden başka bir karaktere çevirir. Bu durumda yazılımın akıllı davranması gerekir: örneğin seri numarasının nerede bittiğini, ardından gelen "17" ve geçerli bir tarih kalıbından çıkarabilmelidir. Karekod çözücü aracı bu mantıkla çalışır; okuyucunuzun gönderdiği diziyi yapıştırıp alanlarına ayırabilirsiniz.

Kontrol hanesi

GTIN'in son hanesi bir kontrol hanesidir. Diğer haneler sağdan sola dönüşümlü 3 ve 1 ile çarpılıp toplanır; toplamı 10'un katına tamamlayan rakam kontrol hanesidir. Yazılım bu hesabı her okutmada yapar; tutmuyorsa kod hatalı okunmuştur ve kutu stoka alınmamalıdır.

Yazılım okutulan kutuyla ne yapar?

Okutma anına göre üç farklı iş yapılır:

• Mal kabulde: GTIN'den ürün bulunur, faturadaki satırla eşlenir; seri, parti ve SKT kaydedilir. Aynı seri numarası ikinci kez okutulursa uyarı verilir. Miadı kısa kutu ayrıca işaretlenir.
• Satışta: okutulan kutu stokta var mı, satılabilir durumda mı, miadı geçmiş mi diye bakılır. Aynı üründen daha erken miadlı kutu rafta duruyorsa FEFO uyarısı çıkar.
• Sayımda ve devirde: kutunun bulunduğu eczane, durumu ve geçmişi görüntülenir; başka eczaneye devredilen kutu kaynakta stoktan düşer, hedefte stoka girer.

Okutmada sık görülen hatalar

1. Klavye düzeni: okuyucu İngilizce klavyeye göre ayarlıysa Türkçe düzende bazı karakterler değişebilir. Okuyucunun ayarını ve bilgisayarın klavye düzenini eşleyin.
2. Barkod ile karekodu karıştırmak: kutudaki çizgili barkod yalnız ürünü tanımlar; seri numarası taşımaz. Kutu bazında işlemde 2B kod okutulmalıdır.
3. Yansıma ve kırışık ambalaj: parlak folyolu kutularda okuyucuyu hafif açıyla tutmak çoğu zaman sorunu çözer.
4. Çift okutma: aynı kutu iki kez okutulduğunda yazılım ikinciyi reddetmelidir; reddetmiyorsa stok şişer.

Okuyucu seçerken

Karekod okutmanın hızı büyük ölçüde okuyucuya bağlıdır. İki boyutlu kodu okuyabilen (2B, imaj tabanlı) bir okuyucu gerekir; yalnız çizgili barkod okuyan lazer okuyucular DataMatrix'i okuyamaz. Tezgâhta masa tipi (sabit) okuyucu, kutuyu altına tutup okutmayı hızlandırır; mal kabulde ise el tipi kablosuz okuyucu koliden kutu çıkarmayı kolaylaştırır. Okuyucunun sonuna otomatik "Enter" ekleyecek biçimde ayarlanması, her okutmadan sonra ayrıca tuşa basma ihtiyacını ortadan kaldırır.

Telefon kamerasıyla okutma

Bazı durumlarda (örneğin sayımda ya da arka odada) telefon kamerasıyla okutmak pratik olabilir. Kamera okuması sabit okuyucudan yavaştır ve ışığa daha duyarlıdır; ama ara sıra yapılan işlerde ek donanım ihtiyacını azaltır. Web tabanlı yazılımlarda tarayıcının kamera izniyle bu yapılabilir.

Karekod ve sayım

Yıllık ya da dönemsel sayımda karekod büyük kolaylık sağlar: rafta duran her kutu okutulur, yazılım okutulan kutuları stoktaki kutu listesiyle karşılaştırır. Sonuç üç listedir: stokta görünüp rafta bulunamayan kutular, rafta bulunup stokta görünmeyen kutular ve durumu uyuşmayan kutular (örneğin satılmış görünen ama rafta duran). Bu listeler, sayım farkının nedenini tek tek bulmayı sağlar; "toplam tutmuyor" demekle kalınmaz.

Sonuç

Karekod, eczanedeki her kutuyu tek tek izlenebilir yapar; ama bu bilginin işe yaraması için yazılımın onu mal kabulden satışa, miad panosundan iade listesine kadar her yerde kullanması gerekir. Demo panelinde bir koliyi okutarak kabul edebilir, ardından aynı kutuyu reçeteli satışta stoktan düşebilirsiniz.