Ölü stok ve hızlı dönen ürünler raporu nasıl okunur?

Eczanenin rafı bir sermaye deposudur. Her kutu, depoya ödenmiş ya da ödenecek bir paradır. Bu paranın bir kısmı her gün döner, bir kısmı ise aylarca yerinden kıpırdamaz. Ölü stok raporu yerinden kıpırdamayan kısmı, hızlı dönen ürünler raporu ise eczanenin asıl işini yapan kısmı gösterir. İkisi birlikte okunduğunda raf düzeni, sipariş ve fiyat kararları netleşir.

Ölü stok nedir?

Belirli bir süredir (genellikle 90 gün) hiç satılmamış ama stokta duran ürünlerdir. Ölçüt eczaneye göre değişebilir; mevsimlik ürünlerde 180 gün daha adil olabilir. Rapor her ürün için şunları gösterir:

• Stoktaki kutu sayısı ve alış maliyetiyle değeri
• Son satış tarihi (ya da "hiç satılmadı")
• En yakın SKT
• Son alındığı depo

Listeyi değere göre sıralamak, sermayenin nerede beklediğini hemen gösterir. Çoğu eczanede ölü stok listesinin ilk yirmi satırı, toplam ölü stok değerinin büyük kısmını oluşturur.

Ölü stokla ne yapılır?

• Devir: ürün diğer eczanede satılıyorsa devredin.
• İade: depo anlaşması izin veriyorsa, miad dolmadan iade edin.
• Minimumu sıfırlamak: ürün artık yazılmıyorsa minimum stok değerini kaldırın ki sipariş önerisi tekrar getirmesin.
• Vitrine almak: OTC ve dermokozmetik ürünlerde raf yeri değişikliği ya da kampanya işe yarayabilir. İlaçta kampanya ve indirim uygulanmaz.

Hızlı dönen ürünler

Satış adedine ya da cirosuna göre en çok satılan ürünlerdir. Bu listeye bakmanın amacı, eksik kalmamaktır: hızlı dönen bir üründe yaşanan tek bir eksiklik, onlarca hastanın kapıdan dönmesi demektir. Bu ürünlerde:

• Minimum stok, tedarik süresi boyunca satılacak miktarın rahatça üstünde olmalıdır.
• Sipariş önerisinde "acil" olarak işaretlenen satırlar her sevkiyattan önce kontrol edilmelidir.
• Rafta kolay erişilen yerde durmalı, raf adresi doğru olmalıdır.

Devir hızı

Stok devir hızı, bir dönemdeki satış maliyetinin ortalama stok değerine oranıdır. Yükseldikçe raf daha verimli çalışır. Ürün grubu bazında bakmak faydalıdır: ilaçta devir hızı yüksek, medikal cihazlarda düşük olabilir; önemli olan aynı grupta zaman içindeki değişimdir.

Kâr marjı

Hızlı dönen ürünlerin kârı genellikle düşük, yavaş dönenlerin yüksek olabilir. Ürün grubuna göre kâr marjı raporu (satış tutarı, maliyet, brüt kâr, marj) bu dengeyi gösterir. Dermokozmetik ve medikal gruplar marjı yükseltirken, reçeteli ilaçlar hacmi taşır.

(Tablodaki rakamlar örnektir.)

Ölü stoğu önlemek

Ölü stok çoğu zaman tek bir reçete için alınan ürünle başlar: hasta bir kez gelir, ürün bir daha yazılmaz, kalan kutular rafta kalır. Bu tür ürünlerde siparişi kutu sayısıyla sınırlamak ve minimum stok tanımlamamak, ölü stoğun büyümesini önler. Yazılımın "son 90 günde tek satış" gibi işaretleri göstermesi, bu ürünleri sipariş önerisinde ayrıca vurgulamayı sağlar.

Raporu düzenli okumak

Raporlar ancak düzenli okunduğunda işe yarar. Ayın ilk iş günü ölü stok ve SKT kaybı, ayın ortasında hızlı dönen ürünler ve kâr marjı raporuna bakmak, kısa bir rutin olarak yerleşebilir. Raporu tablo olarak dışa aktarıp muhasebeciyle ya da ortakla paylaşmak, kararların birlikte alınmasını kolaylaştırır.

Eczaneler arası karşılaştırma

Grup kullanımında iki eczanenin raporlarını yan yana görmek, bir eczanede ölü olan stoğun diğerinde hızlı döndüğünü gösterebilir. Bu, devir için en doğal adaylardır. Aynı ürünün iki eczanedeki satış hızı, stoku ve SKT'si tek tabloda görüldüğünde karar birkaç saniyede verilir.

Ölü stok ve SKT kaybı ilişkisi

Ölü stok listesindeki ürünlerin önemli bir kısmı, birkaç ay sonra SKT kaybı listesine geçer. Bu yüzden ölü stok raporunda en yakın SKT'nin görünmesi ve SKT'si 180 gün içinde dolacak ölü stokların ayrıca işaretlenmesi, kaybı önlemek için en değerli bilgidir.

Raporları birlikte okumak

Ölü stok, hızlı dönen ürünler, kâr marjı ve SKT kaybı raporları ayrı ayrı bir şey söyler; birlikte okunduğunda ise eczanenin raf stratejisini anlatır. Ayda bir bu dört rapora bakıp üç aksiyon belirlemek (bir devir listesi, bir minimum güncellemesi, bir raf düzeni değişikliği) yeterli bir başlangıçtır.

Demo panelindeki Raporlar ekranında bu raporların hepsi iki örnek eczanenin 12 aylık verisiyle hazırdır; eczane ve tarih aralığı seçip tablo olarak indirebilirsiniz.