En iyi miad takibine rağmen her eczanede bir miktar ürünün son kullanma tarihi dolar. Önemli olan bu ürünlerin rafta unutulmaması, satış ekranına hiç düşmemesi ve düzenli bir süreçle eczaneden çıkmasıdır. Bu yazı genel çerçeveyi anlatır; uygulamanın ayrıntıları mevzuata ve çalıştığınız depoların koşullarına bağlıdır.
1. Ayırmak: rafta kalmasın
SKT'si geçen kutu, satılabilir stoktan hemen çıkarılmalıdır. Yazılımda bunun iki karşılığı vardır:
- Satışta engel: miadı geçmiş kutu okutulduğunda satış ekranı uyarır ve kutuyu fişe eklemez.
- Karantina: kutular fiziki olarak ayrı bir kutuya ya da rafa alınır, yazılımda da "karantina" durumuna geçer. Böylece stok sayımında kaybolmazlar ama satılabilir görünmezler.
Haftalık ya da aylık bir rutinle miad panosundaki "SKT geçti" listesini almak ve rafı bu listeyle kontrol etmek, kaçanları yakalar.
2. Karar: iade mi, imha mı?
Her miadı dolan ürün aynı yola gitmez. Bazı ürünler, depo anlaşmasına bağlı olarak belirli koşullarla depoya iade edilebilir; bazıları ise imha listesine girer. Kararı etkileyen başlıca etkenler:
- Ürünün hangi depodan alındığı ve deponun iade koşulları
- Miadın ne zaman dolduğu (bazı anlaşmalar dolmadan önceki dönemi kapsar)
- Ambalajın durumu (açılmış, hasarlı ürün)
- Soğuk zincir ürünleri gibi özel saklama koşulları
Yazılım bu kararı vermez ama kolaylaştırır: her partinin hangi depodan, hangi faturayla geldiğini ve alış maliyetini gösterir.
3. Liste hazırlamak
İade ya da imha listesi parti bazında hazırlanır:
| Ürün | Parti | SKT | Kutu | Alış değeri |
|---|---|---|---|---|
| Örnek ilaç A | 25B314 | 09/2026 | 3 | 214,80 ₺ |
| Örnek ilaç B | 25F702 | 10/2026 | 1 | 96,40 ₺ |
Karekodlu ürünlerde listeye kutuların seri numaraları da girer. Böylece hangi kutunun eczaneden çıktığı tek tek kayıtlıdır; aynı kutunun daha sonra yanlışlıkla satılması mümkün değildir.
4. Kayıt ve bildirim
Liste onaylandığında kutular stoktan düşer ve durumları "iade" ya da "imha" olur. İlgili hareketler bildirim kuyruğuna alınır. Bildirimin başarısız olması hâlinde kuyrukta hata nedeni görünür ve yeniden denenir. Liste depoya teslim edildiğinde ya da imha tamamlandığında kayıt kapatılır.
5. Ölçmek: SKT kaybı
Her iade ve imha kaydı bir maliyettir. Aylık toplamın ürün grubu, depo ve neden bazında raporlanması, kaybın kaynağını gösterir. Aynı ürün her ay listeye giriyorsa minimum-maksimum değerleri ya da sipariş alışkanlığı gözden geçirilmelidir. Bkz. Miad takibi ve FEFO.
Kayıtların saklanması
İade ve imha listeleri, ileride sorulabilecek "bu kutu nereye gitti?" sorusunun cevabıdır. Liste numarası, tarih, hazırlayan kişi, ürünler, partiler, seri numaraları ve teslim bilgisi birlikte saklanmalıdır. Yazılımın bu kayıtları silinemez biçimde tutması ve aranabilir olması, denetim ve mutabakat süreçlerini kolaylaştırır.
Karekodsuz ürünlerde
Dermokozmetik, takviye ve medikal ürünlerin miadı dolduğunda aynı süreç parti ve adet bazında yürür. Bu ürünlerde depo iade koşulları genellikle farklıdır; tedarikçiyle yapılan anlaşma esas alınır. Raporlarda ilaç ve diğer ürün grupları ayrı gösterildiğinde, kaybın hangi grupta yoğunlaştığı daha net görünür.
Yetki ve onay
İade ve imha listeleri stoktan kalıcı çıkış demektir; bu yüzden listeyi hazırlama ile onaylama yetkisini ayırmak yerinde olur. Teknisyen ya da kalfa listeyi hazırlayabilir, onayı eczacı verir. Onaylanan listedeki her satır işlem günlüğünde kişi ve saatle görünür.
İade dönemlerini planlamak
Depoların iade kabul ettiği dönemler ve koşullar farklı olabilir. Miad panosundaki 90 ve 180 gün listeleri, iade dönemine yetişebilecek ürünleri önceden görmeyi sağlar; böylece miadı dolduktan sonra imhaya gidecek ürünlerin bir kısmı, dolmadan önce değerlendirilmiş olur.
6. Önlemek: miad dolmadan
Kaybın en etkili çaresi, miad dolmadan harekete geçmektir:
- 180 gün içinde dolacak partileri tezgâhta öne almak
- Diğer eczaneye devretmek (o ürün orada daha hızlı dönüyorsa)
- Depo anlaşması izin veriyorsa miad dolmadan iade etmek
- Siparişte yakın miadlı kutuları kullanılabilir stoktan düşmek
Demo panelinde miadı geçmiş partiler hazır bekliyor; "İade ve imha" ekranından bir liste hazırlayıp kutuların stoktan düşüşünü ve bildirim kuyruğuna girişini izleyebilirsiniz.